Конструктор рабочих процессов RACI
Использованием матрицы RACI для разделение полномочий
Решаемые бизнес-задачи
Часто в организациях возникает проблема нерационального распределения обязанностей, когда один сотрудник отвечает за несколько задач или есть несколько ответственных за выполнение процесса в целом, вследствие чего теряется контроль качества исполнения назначений, прозрачность хода процесса и границ выполняемых этапов.
Компонент «АСПРОМ. Конструктор рабочих процессов» предназначен для оптимального распределения обязанностей между сотрудниками организации согласно методике RACI.
Компонент «АСПРОМ. Конструктор рабочих процессов» является расширением компонента «АСПРОМ. Рабочие процессы» а также функционала других модулей.
Решение с использованием матрицы RACI обеспечивает разделение полномочий в разрезе четырех конкретных ролей:
- Responsible (на матрице отмечается буквой R) – ответственный непосредственно за выполнение работы
- Accountable (A) – подотчетный, такую роль может занимать только один человек на одной задаче
- Consulted (C) – один сотрудник или группа, с которыми проводятся консультации касательно задачи и мнения которых должно учитываться
- Informed (I) – сотрудники, уведомляемые о выполнении конкретной задачи
Описание компонента
Использование функциональности конструктора рабочих процессов позволяет гибко в зависимости от категорий документов назначать определенных сотрудников, распределять полномочия и ответственность по выполнению задач процесса. Автоматически определять конкретных исполнителей в зависимости от ключевых атрибутов согласуемых документов.
Определение ролей и назначение сотрудников в разрезе ключевых атрибутов согласуемых документов
В решении используется настроечный список, в котором необходимо указать конкретных исполнителей и их заместителей на определенных ролях в разрезе ключевых атрибутов документов (см. Рисунок 1).
Рис. 1. Назначение исполнителей и заместителей для матрицы ответственности
Гибкая настройка рабочего процесса
Конструктор рабочих процессов позволяет осуществлять следующие настройки:
- Включать и назначать степени ответственности для добавленных ролей в разрезе значений атрибутов согласуемых документов (см. Рисунок 2). Для быстрого заполнения ячеек в таблицах можно воспользоваться сочетанием клавиш «Ctrl+C» для копирования и «Ctrl+V» для вставки. Копирование возможно, как для строк, так и для ячеек, что значительно увеличивает скорость заполнения таблицы
- Возможность включения автосогласования. Такая возможность позволяет соблюдать нормативные сроки согласования документации. Если срок выполнения рабочего процесса окончен, но ответственные не выполнили свои задачи, то рабочий процесс завершится автоматически, а документация автоматически согласована
- Возможна корректировка роли консолидатора. Если данная настройка включена, то ответственному сотруднику придет задача с возможностью изменения сотрудника, исполняющего заданную роль
Рис. 2. Карточка матрицы согласования (ответственности)
После того, как рабочий процесс будет запущен, в Системе по атрибутам согласуемого документа будет выбрана подходящая матрица. На ее основании будет вычислены исполнители задач:
- Информирования – пользователю с ролью «I»
- Согласования – пользователю с ролью «R»
- Консолидации (Консультирования) – пользователю «C»
- Утверждения – пользователю с ролью «A»
При неверной настройке матрицы ответственности пользователь получит об этом уведомление и сможет скорректировать данные (см. Рисунок 3).
Рисунок 3. Сообщение о неверно настроенной матрице
Отображение назначенных задач
После того как настроена матрица распределения ответственности и запущены рабочие процессы пользователь переходит в отдельный список и видит перечень задач, назначенных на него (см. Рисунок 4 и Рисунок 5).
Рисунок 4. Список задач. Представление с фильтрами
Рисунок 5. Список задач. Табличное отображение списка
Рисунок 6. Список рабочих процессов. Альтернативное представление
Открыв карточку задачи, пользователь имеет возможность (см. Рисунок 7 и Рисунок 8):
- просмотреть основную информацию о задаче
- посмотреть вложения (документы, папки и т.д.), внести в них необходимые изменения или вложить результат выполнения задачи
- ознакомиться с инструкцией по выполнению задачи
- узнать, на каком этапе находится рабочий процесс
- оставить комментарий
- выполнить задачу с необходимым результатом
Рисунок 7. Карточка задачи
Рисунок 8. Расширенная карточка задачи
Эффект от внедрения
С использованием компонента «АСПРОМ. Конструктор рабочих процессов»:
- повышается контроль и прозрачность ответственности каждого сотрудника, участвующего в рабочем процессе
- повышается гибкость настройки рабочего процесса, возможность выбора определенных сотрудников для каждого разреза согласуемых документов
- у руководителя появляется реальный инструмент для принятия взвешенных управленческих решений - статистика по исполнительской дисциплине сотрудников, ключевые показатели бизнес-процессов организации